第2章 公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)

公務(wù)文書(shū)的發(fā)展歷史，同中華文明一樣源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。據(jù)史書(shū)記載，我國(guó)古代最早的文書(shū)是公元前2000年前帝舜時(shí)期史官所記的《尚書(shū)·虞書(shū)》，現(xiàn)存最早的公務(wù)文書(shū)是考古學(xué)家在河南省安陽(yáng)縣小屯村發(fā)現(xiàn)的甲骨刻辭，是殷王室占卜時(shí)所刻的文字。從《史記·酷吏列傳》“數(shù)從中文書(shū)”和《漢書(shū)·刑法志》“文書(shū)盈于幾閣”出現(xiàn)“文書(shū)”一詞開(kāi)始，到清末修律文書(shū)寫(xiě)作正式傳入中國(guó)，再到2012年7月1日《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》正式實(shí)施，我國(guó)的公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作日臻成熟、完善，在人們?nèi)粘９ぷ?、學(xué)習(xí)和生活中發(fā)揮著極其重要的作用。

何為公務(wù)文書(shū)？對(duì)于公務(wù)文書(shū)的內(nèi)涵，通常有廣義和狹義兩種詮釋。

廣義上講，公務(wù)文書(shū)是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)過(guò)程中按照一定的體式和要求形成和使用的文字材料。

狹義的公務(wù)文書(shū)專(zhuān)指黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)。

日常寫(xiě)作時(shí)，我們往往會(huì)把公務(wù)文書(shū)簡(jiǎn)單地理解為黨政機(jī)關(guān)的公文。而事實(shí)上，日常公務(wù)活動(dòng)中所使用的公文應(yīng)該是指廣義的公務(wù)文書(shū)，它既包括黨政機(jī)關(guān)的公文，也包括事務(wù)類(lèi)、職場(chǎng)類(lèi)、社交禮儀類(lèi)等多種公務(wù)文書(shū)。

公務(wù)文書(shū)是為現(xiàn)行公務(wù)活動(dòng)服務(wù)的，因此公務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作不同于一般的文學(xué)創(chuàng)作，公務(wù)文書(shū)作為應(yīng)用文體，已經(jīng)在其發(fā)展演變的過(guò)程中逐漸形成了自身的特色，形成了自己的語(yǔ)言特點(diǎn)和結(jié)構(gòu)要求。為了能夠?qū)懗龈哔|(zhì)量的公務(wù)文書(shū)，在日常寫(xiě)作過(guò)程中，寫(xiě)作者需要了解公務(wù)文書(shū)的特點(diǎn)、規(guī)范公務(wù)文書(shū)的用語(yǔ)、確定好寫(xiě)作的主題，同時(shí)還應(yīng)該注重自身寫(xiě)作素養(yǎng)的提高。

2.1 公務(wù)文書(shū)的特點(diǎn)

與其他的寫(xiě)作活動(dòng)相比，公務(wù)文書(shū)作為處理事務(wù)、傳播信息及其他交際活動(dòng)的一種文字型工具，其有著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)。

1．文體的實(shí)用性

與文學(xué)作品不同，公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的目的不是審美，它是為解決實(shí)際問(wèn)題而寫(xiě)作的，因此就具有了鮮明的實(shí)用性特點(diǎn)?！皩?shí)用”是公務(wù)文書(shū)最重要的特點(diǎn)，是判斷公務(wù)文書(shū)好壞的價(jià)值尺度，也是公務(wù)文書(shū)區(qū)別于其他文體的重要標(biāo)志。

2．格式的規(guī)范性

公務(wù)文書(shū)講究格式的規(guī)范性，因?yàn)槊恳环N公務(wù)文書(shū)在長(zhǎng)期的使用過(guò)程中都逐漸形成了慣用的書(shū)面體式和結(jié)構(gòu)形式，約定俗成，形成了規(guī)范。寫(xiě)作時(shí)寫(xiě)作者必須要了解公務(wù)文書(shū)的具體類(lèi)型，遵守各自的規(guī)范、體式，不能隨意更改和杜撰。

3．內(nèi)容的真實(shí)性

公務(wù)文書(shū)要為解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題、指導(dǎo)實(shí)際工作服務(wù)，因而它完全排斥虛構(gòu)和杜撰，寫(xiě)作時(shí)必須要客觀地反映事實(shí)情況，文中所寫(xiě)的數(shù)據(jù)、材料等要真實(shí)、準(zhǔn)確，上傳下達(dá)的內(nèi)容要確切，不允許有任何的藝術(shù)加工。

4．對(duì)象的明確性

公務(wù)文書(shū)的讀者不像文學(xué)作品那樣廣泛，閱讀對(duì)象大都明確具體。例如行政公文中的“請(qǐng)示”“通知”等都有明確的讀者對(duì)象，因此寫(xiě)作時(shí)就需要根據(jù)不同的對(duì)象“酌情”寫(xiě)作，不可以隨心所欲，“筆下無(wú)人”。

2.2 公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的語(yǔ)言要求

語(yǔ)言是公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的基本要素，公務(wù)文書(shū)質(zhì)量的高低，與語(yǔ)言運(yùn)用是否恰當(dāng)緊密相關(guān)，只有了解了公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的語(yǔ)言要求，才可能寫(xiě)出符合規(guī)范的公務(wù)文書(shū)。

1．語(yǔ)言表達(dá)必須要準(zhǔn)確

準(zhǔn)確是指用詞要切合語(yǔ)體，表達(dá)要確切、連貫，邏輯性要強(qiáng)，造句要合乎語(yǔ)法修辭的規(guī)范。寫(xiě)作中，會(huì)經(jīng)常遇到一些數(shù)字、概念，那么在運(yùn)用時(shí)就不能含糊不清，一定要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，切忌使用“可能”“大概”等含糊詞語(yǔ)。寫(xiě)作時(shí)還應(yīng)該盡量多使用中性詞，不可以過(guò)多摻雜寫(xiě)作者的感情色彩，因?yàn)橐辉~之差表達(dá)效果就會(huì)大相徑庭，所以公務(wù)文書(shū)的語(yǔ)言表達(dá)必須要準(zhǔn)確。

2．用語(yǔ)要做到簡(jiǎn)練精當(dāng)

簡(jiǎn)練精當(dāng)是指語(yǔ)言的簡(jiǎn)潔和精煉，即用最少的文字表達(dá)最豐富的內(nèi)容。但是簡(jiǎn)練精當(dāng)必須要以清晰明白為前提，如果只是為了簡(jiǎn)練精當(dāng)而壓縮字句，將應(yīng)該用的詞不用，弄得語(yǔ)氣不連貫，意思不好懂，那么這種表達(dá)就是錯(cuò)誤的。簡(jiǎn)練要善于概括，刪繁就簡(jiǎn)；精當(dāng)要陳述事物，能抓住關(guān)鍵。語(yǔ)言的簡(jiǎn)練精當(dāng)應(yīng)該要做到“文約而事豐”。

3．語(yǔ)言要平實(shí)自然

平實(shí)自然就是直述不曲，語(yǔ)言樸素，語(yǔ)義實(shí)在。公務(wù)文書(shū)是為了解決實(shí)際問(wèn)題而作，它的用語(yǔ)不需要追求華麗深?yuàn)W，而應(yīng)該強(qiáng)調(diào)樸實(shí)得體，平實(shí)質(zhì)樸的語(yǔ)言用得恰當(dāng)，同樣能產(chǎn)生很好的語(yǔ)言效果。而要做到平實(shí)自然，寫(xiě)作時(shí)就應(yīng)該不用夸張性的語(yǔ)言，杜絕虛妄不實(shí)之詞，保持寫(xiě)作的嚴(yán)肅性。

4．要使用規(guī)范化的書(shū)面語(yǔ)言

規(guī)范化就是公務(wù)文書(shū)不宜使用文學(xué)語(yǔ)言，也不宜使用口語(yǔ)、方言、不規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)等詞語(yǔ)，要使用公務(wù)文書(shū)專(zhuān)門(mén)用語(yǔ)，使用符合規(guī)范的書(shū)面語(yǔ)言。規(guī)范的語(yǔ)言詞義嚴(yán)謹(jǐn)周密，而不規(guī)范的語(yǔ)言能導(dǎo)致理解歧義，影響公務(wù)文書(shū)的運(yùn)轉(zhuǎn)使用。因此在具體寫(xiě)作過(guò)程中，語(yǔ)言的使用一定要符合公務(wù)文書(shū)的語(yǔ)體特征，恰當(dāng)運(yùn)用公務(wù)文書(shū)的專(zhuān)用語(yǔ)言，使公務(wù)文書(shū)更具嚴(yán)肅性和莊重性。

2.3 公務(wù)文書(shū)的主題

主題又稱(chēng)主旨，指公務(wù)文書(shū)的中心意思或基本觀點(diǎn)，是寫(xiě)作者的意圖、主張或看法在文中的體現(xiàn)。主題是公務(wù)文書(shū)的靈魂，它決定著公務(wù)文書(shū)質(zhì)量的高低、價(jià)值的大小、社會(huì)作用的強(qiáng)弱。公務(wù)文書(shū)的主題與其他要素相比處于統(tǒng)帥的地位，材料的取舍、結(jié)構(gòu)的安排、語(yǔ)言的運(yùn)用、表達(dá)方式的選取等都要圍繞它進(jìn)行?！爸黝}先行”“意在筆先”是公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作必須要遵循的原則。

主題的重要地位是不言而喻的，那么應(yīng)該如何確立公務(wù)文書(shū)的主題呢？

首先，主題要正確。公務(wù)文書(shū)所確立的主題必須要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策，符合法律法規(guī)，要能夠反映自然的規(guī)律和事物的本質(zhì)。主題正確是對(duì)公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作最基本的要求。

其次，主題要集中。集中，是指要把文章的主題凝練成最精要的一點(diǎn)，一篇公務(wù)文書(shū)只能有一個(gè)主題，這個(gè)主題要貫穿全篇，要圍繞這個(gè)主題把道理說(shuō)深、說(shuō)透。

再次，主題要鮮明。公務(wù)文書(shū)的觀點(diǎn)必須明確，立意必須清晰，要讓人知道是什么、怎么樣，明確該怎么做，不該怎么做；切忌似是而非，模棱兩可，讓人無(wú)所適從。

最后，主題要深刻。深刻，是指主題要能夠揭示事物的內(nèi)在本質(zhì)，能夠反映事物內(nèi)在的規(guī)律。公務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作要善于抓住事物的主要矛盾，挖掘具有本質(zhì)性和傾向性的問(wèn)題，提煉出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，并形成主題深刻的文章。不僅如此，主題還應(yīng)該有較強(qiáng)的針對(duì)性和現(xiàn)實(shí)意義，要有新意、有特色。

2.4 公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作者應(yīng)該具備的素養(yǎng)要求

公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作是一項(xiàng)復(fù)雜的腦力勞動(dòng)，無(wú)論是從理論上還是實(shí)踐上，寫(xiě)作者都必須要具備如下綜合素養(yǎng)。

1．思想政治素養(yǎng)

公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作政策性較強(qiáng)。明確的政治方向、堅(jiān)定的政治立場(chǎng)、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力，這些都是寫(xiě)作者應(yīng)該具備的政治素養(yǎng)。寫(xiě)作者只有具備了良好的思想政治素養(yǎng)，才能堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)，自覺(jué)維護(hù)黨和人民的利益。應(yīng)該說(shuō)，沒(méi)有較高的思想政治修養(yǎng)，就不可能寫(xiě)出高質(zhì)量的公務(wù)文書(shū)。

2．政策理論素養(yǎng)

公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作是一項(xiàng)理論性極強(qiáng)的工作，這就要求寫(xiě)作人員必須要具備一定的政策理論水平，因?yàn)檎呃碚撍降母叩椭苯記Q定著公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的成敗。不能否認(rèn)，較高的政策理論水平對(duì)提高寫(xiě)作者綜合分析能力、判斷推理能力、鑒別是非曲直的能力起著至關(guān)重要的作用。因此，寫(xiě)好公務(wù)文書(shū)必須具備良好的政策理論素養(yǎng)。

3．業(yè)務(wù)素養(yǎng)

良好的業(yè)務(wù)知識(shí)、熟悉機(jī)關(guān)部門(mén)的工作情況，這些是寫(xiě)好公務(wù)文書(shū)的基礎(chǔ)。寫(xiě)作者如果不熟悉本機(jī)關(guān)、本部門(mén)的業(yè)務(wù)，不了解機(jī)關(guān)、部門(mén)的實(shí)際情況，不懂得行政管理的相關(guān)知識(shí)，那么就不可能寫(xiě)出合乎要求的公務(wù)文書(shū)。業(yè)務(wù)素養(yǎng)是公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作者不可或缺的素養(yǎng)。

4．文化知識(shí)素養(yǎng)

公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作需要寫(xiě)作者具有廣博的文化知識(shí)，除了政治理論知識(shí)、公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)該具有比一般人更為廣泛的文化知識(shí)，如語(yǔ)言學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、法學(xué)、心理學(xué)等多重文化知識(shí)。寫(xiě)作者良好的文化知識(shí)素養(yǎng)不僅能夠擴(kuò)大公務(wù)文書(shū)所蘊(yùn)含的信息量，更能提高公務(wù)文書(shū)所反映問(wèn)題的深度和廣度，從而提高公務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作質(zhì)量。

總之，了解并掌握公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的基礎(chǔ)知識(shí)是公務(wù)文書(shū)寫(xiě)作人員必須具備的基本功。

第3章 公文格式及其行文規(guī)則解讀：基于《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》

黨政機(jī)關(guān)公文是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。2012年7月1日起施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，公文種類(lèi)主要有決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要15個(gè)文種。按照行文方向，可以把黨政機(jī)關(guān)公文分為上行文、平行文和下行文。上行文是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如“請(qǐng)示”“報(bào)告”；平行文是不相隸屬機(jī)關(guān)包括平級(jí)機(jī)關(guān)之間的行文，如“函”；下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如“命令”“批復(fù)”“決定”等。

黨政機(jī)關(guān)公文是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具，因此寫(xiě)作時(shí)必須要嚴(yán)格遵循規(guī)范化的體式，其目的是維護(hù)公文的法定效力和機(jī)關(guān)的權(quán)威性，提高公文寫(xiě)作的質(zhì)量和辦理的效率。

3.1 黨政機(jī)關(guān)公文的文本格式

黨政機(jī)關(guān)的公文格式體現(xiàn)著制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第十條規(guī)定：“公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。”

那么，依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，版心內(nèi)公文格式各要素包括版頭、主體、版記三大部分。

公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱(chēng)為版頭；公文首頁(yè)紅色分隔線（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線（不含）以上的部分稱(chēng)為主體；公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱(chēng)為版記。

頁(yè)碼位于版心外。

3.1.1 版頭

版頭由份號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人及版頭中的分隔線7個(gè)部分構(gòu)成。

1．份號(hào)

份號(hào)是公文印制份數(shù)的順序號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)，如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，可以對(duì)不涉密公文標(biāo)注份號(hào)。

2．密級(jí)和保密期限

密級(jí)和保密期限是公文的秘密等級(jí)和保密的期限。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“機(jī)密★1年”。

3．緊急程度

緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”。緊急程度的標(biāo)注，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角、密級(jí)下方的位置；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

4．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志是公文版頭部分的核心，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，如“上海市人民政府文件”；也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)（一般黨的機(jī)關(guān)這樣使用，不加“文件”二字）。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。字體大小適度，一般應(yīng)小于上級(jí)機(jī)關(guān)的字體大小。

聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)為準(zhǔn)上下居中排布。

5．發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。

上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。

6．簽發(fā)人

簽發(fā)人即代表發(fā)文機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人，只用于上行文。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置（即與發(fā)文字號(hào)同處一行）。“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。

如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。

7．版頭中的分隔線

版頭中的分隔線即發(fā)文字號(hào)之下4 mm處居中的一條與版心等寬的紅色分隔線。

綜上所述，黨政機(jī)關(guān)公文版頭部分文面格式如圖3?1所示。

圖3?1 公文版頭格式

（注：版心實(shí)線僅為示意，在印制公文時(shí)并不印出）

3.1.2 主體

主體由標(biāo)題，主送機(jī)關(guān)，正文，附件說(shuō)明，發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章，附注，附件組成。

1．標(biāo)題

標(biāo)題是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的概括。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由、文種三部分組成。寫(xiě)法上，發(fā)文事由多以“關(guān)于……”這樣的介詞結(jié)構(gòu)形式出現(xiàn)，用助詞“的”與文種連接。如

撰寫(xiě)標(biāo)題時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)要寫(xiě)全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)，如果文件首頁(yè)具有制發(fā)機(jī)關(guān)的標(biāo)志（文頭），標(biāo)題中可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)。事由是標(biāo)題的主題部分（表明文件主要內(nèi)容），應(yīng)該準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括出公文的內(nèi)容。文種是公文文體的名稱(chēng)，用以概括公文的性質(zhì)和制發(fā)的目的，文種不能錯(cuò)用，要根據(jù)行文目的、行文關(guān)系和內(nèi)容需要進(jìn)行準(zhǔn)確選擇。

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空兩行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)該使用梯形或者是菱形。例如

北京市人民政府辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)電動(dòng)汽車(chē)充電基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和管理的實(shí)施意見(jiàn)》的通知

2．主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)即公文收受、承辦的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)、規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)或同類(lèi)型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱(chēng)，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，3號(hào)仿宋體，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記。

3．正文

正文是公文的核心部分，用來(lái)表述公文的具體內(nèi)容。

公文首頁(yè)必須顯示正文，一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每個(gè)自然段左空兩個(gè)字，回行頂格。

文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體。

4．附件說(shuō)明

附件說(shuō)明是對(duì)附屬于文件的其他文件或材料的說(shuō)明。如有附件，在正文下空一行左空兩個(gè)字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1．×××××”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊。

5．發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章

發(fā)文機(jī)關(guān)署名要署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。成文日期署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。具體寫(xiě)法有以下四種不同情況。

（1）加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)，如圖3?2所示。

圖3?2 單一機(jī)關(guān)行文印章

聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期；印章之間排列整齊，互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)，如圖3?3所示。

圖3?3 聯(lián)合行文印章

聯(lián)合上報(bào)的公文可以由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)都要加蓋印章。

（2）不加蓋印章的公文（電報(bào)可以不加蓋印章，黨的機(jī)關(guān)有特定發(fā)文標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章）

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空兩個(gè)字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移兩個(gè)字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空兩個(gè)字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)，如圖3?4所示。

圖3?4 不加蓋印章的公文落款形式

聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。

（3）加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空兩行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空兩個(gè)字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四個(gè)字編排成文日期，如圖3?5所示。

圖3?5 加蓋簽發(fā)人簽名章示例

聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱(chēng)。

（4）特殊情況說(shuō)明

當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。具體調(diào)整方法如下。

當(dāng)正文之后的空白只有一兩行時(shí)，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁(yè)；如果正文后的空白僅差一兩行就可以容下印章位置時(shí)，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。

注意：成文日期中的數(shù)字要用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。

6．附注

附注是指與文件有關(guān)的簡(jiǎn)要說(shuō)明。用于上行文時(shí)，標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系方式；用于下行文時(shí)，標(biāo)注普發(fā)性公文的印發(fā)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空兩個(gè)字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。

7．附件

附件即公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。

主體是黨政機(jī)關(guān)公文的核心內(nèi)容，雖然體式內(nèi)容繁復(fù)，但是我們?nèi)匀徊荒茈S意刪減，必須嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定。

依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的內(nèi)容，公文主體部分文面格式可參見(jiàn)如圖3?6所示模式。

圖3?6 公文主體部分文面格式圖

3.1.3 版記

版記包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、版記中的分隔線。

1．抄送機(jī)關(guān)

抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)句號(hào)。

如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

抄送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。

2．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

3．版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。

3.1.4 頁(yè)碼

頁(yè)碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

綜上所述，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，黨政機(jī)關(guān)公文版式有以下幾種形式，如圖3?7～圖3?13所示。（鑒于版面要求，本書(shū)后續(xù)幾章中的例文未嚴(yán)格按照本章介紹的要求排版）

圖3?7 下行文首頁(yè)格式

注：版心實(shí)線框僅為示意，在印刷公文時(shí)并不印出

圖3?8 上行文首頁(yè)格式

注：版心實(shí)線框僅為示意，在印刷公文時(shí)并不印出

圖3?9 聯(lián)合行文公文首頁(yè)格式

注：版心實(shí)線框僅為示意，在印刷公文時(shí)并不印出

圖3?10 公文末頁(yè)格式

注：版心實(shí)線框僅為示意，在印刷公文時(shí)并不印出

圖3?11 命令（令）格式首頁(yè)版式

圖3?12 信函格式首頁(yè)版式

圖3?13 紀(jì)要格式首頁(yè)版式

3.2 黨政機(jī)關(guān)公文印制要求

黨政機(jī)關(guān)公文除了有文本格式的規(guī)定外，在公文印制方面也有著嚴(yán)格的規(guī)定。

按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）的規(guī)定，公文用紙幅面尺寸及版面要求為：公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210 mm×297 mm。頁(yè)邊與版心尺寸為：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙地角（下白邊）為35 mm±1 mm，公文用紙切口（右白邊）為26 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28 mm±1 mm，版心尺寸為156 mm×225 mm，如圖3?14所示。

如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字。特定情況可以做適當(dāng)調(diào)整。

一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿(mǎn)版心。特定情況可以做適當(dāng)調(diào)整。如無(wú)特殊說(shuō)明，公文中文字的顏色均為黑色。

制版要求為：版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1 mm。

印刷要求是：雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2 mm。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100％，紅色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％、M80％。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。

公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4 mm，裁切后的成品尺寸允許誤差為±2 mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)：訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處，允許誤差為±4 mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3 mm～5 mm。包本裝訂公文的封皮（封面、書(shū)脊、封底）與書(shū)芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

圖3?14 公文用紙幅面尺寸

3.3 行文規(guī)則

為了確保公文迅速而準(zhǔn)確地傳遞，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定了具體的行文規(guī)則。

1．上行文規(guī)則

①原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

②黨委、政府的部門(mén)向上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門(mén)。

③下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

④請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

⑤除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。

⑥受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

2．下行文規(guī)則

①主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

②黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門(mén)和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門(mén)行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。

③黨委、政府的部門(mén)在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門(mén)行文。

④涉及多個(gè)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門(mén)之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷(xiāo)。

⑤上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

3．聯(lián)合行文和平行文規(guī)則

同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門(mén)依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。